“Доброто планиране определя в голяма степен успеха на една проява…”
—–
Apeiron Academy покани Росен Поцков на разговор за успешното събитие, новите тенденции и важните умения в сферата на събитийния мениджмънт. В Академията Росен е лектор в обученията „Управление на събития” и „Спонсорство“. 
Росен Поцков е експерт и преподавател с богат академичен и практически опит в сферата на Събитийния мениджмънт. Работил е на мениджърски позиции в сферата на ПР, връзки с инвеститори, конгресен туризъм. Повече информация за него можете да откриете тук. Научихме и една любопитна подробност - Росен е сертифициран планински водач, което вероятно му дава и допълнителни умения да управлява събития при тежки условия!
Ето какво сподели той с нас:
Защо събитията са важни за участниците в тях и как можем да бъдем сигурни, че едно събитие ще остави траен спомен? Какво събитие е впечатлило Вас?
Специалните събития дават изключителната възможност да се срещнете на живо с колеги от вашата професионална общност, да споделите опит и мнения, да поспорите лице в лице и да изпиете по чаша съвсем реално вино. Срещите на живо разширяват мрежата с контакти на всеки един участник и дават възможност за професионално развитие. А както редица изследвания показват, такъв тип непарични поощрения са в пъти по-ефективни за мотивиране на хората отколкото паричните стимули. Аз лично харесвам по-малки като формат събития, където общуването е неформално и пряко. В същото време изпитвам любопитство как се случват мега-събития като предстоящото световно първенство по футбол в Южна Африка. Затова ще гледам мачовете като почитател на този спорт, а стадионите и атмосферата като „професионално деформиран” организатор на събития.
Каква е ролята на доброто планиране в организацитя на събития - какви са стъпките за успешно събитие?
В общия случай самото събитие, независимо от характера му - работна среща, конференция, фирмено тържество - продължава много кратко в сравнение с продължителния, трудоемък и често изтощителен процес на проучване, идейно проектиране, планиране, координиране и оценяване. Доброто планиране определя в голяма степен успеха на една проява, защото в тази организационна фаза се случват съществени неща като изготвяне на бюджет, избор на място, договаряне с подизпълнители. Когато сме си дали труд да направим подробно и задълбочено проучване на минали сравними събития, изяснили сме си логическата рамка на нашата проява и сме отделили достатъчно време и усилия за планиране на всички подробности от подреждането на залата до избора на вино, то протичането на самото събитие ще е съпроводено с много по-малко стрес. В крайните и почти невъзможни случаи на добра предварителна работа и отсъствие на непредвидени усложнения организаторът на събития може дори да изпитва удоволствие и тиха гордост от случващото се.
В добрия случай събитието е част от по-голяма комуникационна програма. И като такова трябва да има измерими и до някаква степен предвидими резултати. Как се постига това?
Първо трябва да сме наясно от самото начало какво искаме да постигнем - да информираме, да променим нагласи, да решим определен проблем, да мотивираме или нещо друго. Можем и е редно да следим редица показатели като постигната познаваемост на организацията или продукта, присъствие на ключови гости, степен на удовлетвореност на участниците в събитието. Начинът да го направим е отново чрез изследване - въпросници, фокус-групи, интервюта.
Какви познания и умения трябва да притежава специалиста в сферата на събитийния мениджмънт? На кои нива организацията на събитието и по какъв начин е важна креативността?
Да е подреден, да умее да степенува задачите по важност и спешност, защото тази професия предполага да се занимаваш с много неща едновременно и в подробности. Помага да има чувство за хумор и известно смирение по отношение на собствената си роля, т.е. да осъзнава, че най-важни са участниците и гостите, а не собствената му персона. Донякъде добрият събитиен мениджър е „невидим”, той се разтваря в събитието, като дискретно присъства навсякъде - в залата, по време на кафе-паузите и обяда или вечерния коктейл, и се намесва само когато това е необходимо за поддържане качеството на събитието и неговото гладко протичане. Творческият подход е важен при етапа на идейно проектиране, където се нахвърлят различни идеи относно формата на събитието, атмосферата и принципните решения какви да бъдат отделните елементи като място на провеждане, тип кетъринг и т.н. Креативността на този етап ни помага да направим запомнящо се събитие, което разчупва шаблона в поне някой от компонентите си.
Имате опит в организирането на събития в международен план. Какви са новите изисквания към организацията на събитията и какво влияние има световната финасова криза?
Вече задължително условие за „зелена светлина” за едно събитие е неговата възвръщаемост, не само като финансово измерение. Ръководителите на организации-домакини на събития гледат под лупа планираните разходи и често елиминират всички несъществени разходи. В някои случаи се стига до непровеждане на иначе традиционни за фирмите събития или до ограничаване на броя на гостите, например само служители на фирмата, без членове на семействата и външни гости. И тук креативността е важна, защото с ограничени бюджети трябва да се направят все така качествени събития. Все по-отчетливо е изискването за „зелени събития”, където се търси намаляване на отрицателното въздействие върху околната среда и едновременно се спестяват средства, напр. участниците в събитието се насърчават да стигат пеша или с градски транспорт от хотела до мястото на събитието /в това отношение София като град-домакин има какво да постигне/, предлагат се здравословни храни, при напитките се предпочитат местни вина за сметка на твърдия алкохол, намалява обемът на отпечатаните материали в полза на електронната комуникация.
Освен практик и университетски преподавател, водите обучение „Управление на събития“. Какви са хората, които посещават Вашия курс и какво очакват да научат?
Това са основно специалисти, които работят в маркетинг отдели на фирми и организации, като част от задълженията им е свързана с организиране на събития. Очакват най-вече споделяне на практически опит, примери как събитийни мениджъри са се справили с конкретни казуси. Също така запознаване с най-добри практики от България и други страни, тъй като казусите са сходни навсякъде по света.
Къде се намира България на картата на събитийния мениджмънт?
Поне в последните десетина години се правят все повече и по-разнообразни събития, услугите стават все по-професионални. Общоизвестен проблем е инфраструктурата, докато сравнително предимство на нашата страна е богатото културно-историческо наследство и красивата /където е запазена/ природна среда, защото всяко събитие се вмества в по-общия контекст на условията на живот в страната-домакин.
Кои са трите най-важни неща, които искате да запомнят Вашите студенти за организирането на събития?
Да не подценяват първата и последната фази при професионално организиране на специални събития - проучване и оценяване. Да планират отрано. Да запазват спокойствие при всякакви обстоятелства.
—–
Предстоящи курсове с лектор Росен Поцков в Apeiron Academy:
„Управление на събития” | 30 март 2010 година, 20 май 2010 година
„Спонсорство” | 8 юни 2010 година
подобни статии:
- Интервю с Нона (9 год.) В навечерието на 1-ви юни - Денят на детето, разговаряме...
- Зад кулисите на… Управлението на събития За това Какво се крие зад блясъка на едно...
- Франк Куин: Английският е много толерантен и адаптивен език, което го прави използваем в много страни За ползите от владеенето на неформалния стил в английския...
- Конкурсът за стипендии на Apeiron Academy приключи. И победителите са… В конкурса се включиха 15 кандидати. Четирима стигнаха до...
- To be or not be… like native English speaker. “Colloquial English for Media & Communication” in Apeiron Academy —–...
Related posts brought to you by Yet Another Related Posts Plugin.
